O workshop tem o sentido de treinamento, apresentando casos práticos e incentivando a participação do público. Com a abordagem mais pessoal, muitas empresas e profissionais autônomos preferem esse tipo de ação para compartilhar conhecimentos e apresentar produtos e serviços.

O problema está em organizá-lo! Muitas vezes por falta de informação sobre o funcionamento, o workshop acaba se tornando uma palestra convencional, perdendo o sentido real da estratégia.

Se você não quer que isso aconteça com o seu evento, siga o passo a passo e aprenda a planejar um workshop de sucesso.

1. Busque o local que mais se adequa à sua proposta

Depois do planejamento inicial, faça pesquisas para descobrir quantas pessoas têm interesse em participar. Com a média de pessoas e sabendo o seu orçamento, busque por ambientes que se adequem à ideia do seu evento.

Importante encontrar espaços que possuam itens como telão, projetor, acústica boa, espaço para coffee break, cadeiras, suporte para notebook e outras comodidades essenciais para o workshop.

É importante ter uma data em mente para saber a disponibilidade dos locais e descobrir o horário de funcionamento. A dica é procurar por espaços com horários mais flexíveis. Dessa forma, caso ocorra um atraso você não precisa diminuir a durabilidade do seu evento.

Outro ponto a se considerar é a localização. Dê preferência a lugares de fácil acesso para o seu público-alvo, principalmente próximos de metrôs e avenidas de grande movimento.

2. Defina o tema e o motivo de fazer o workshop baseado no seu público-alvo

Com essa tendência, muitas pessoas fazem workshops com a intenção de promover produtos, serviços ou ensinar alguma técnica, por isso é importante ter os objetivos claros.

Dessa forma, a primeira coisa a se pensar é que o workshop precisa estar de acordo com o seu perfil e realmente levar algo educativo para os participantes.

3. Faça o cronograma de atividades e decida a duração

Definindo o tema, você consegue estruturar melhor a dinâmica do evento. Depois de pensar nas atividades que o workshop terá, você precisa entender qual o tempo estimado para cada atividade e qual será o tempo total. Normalmente, workshops variam de 2 a 6 horas.

4. Contrate os palestrantes que mais se encaixam no tema

Com tudo isso em mãos, você precisa definir os palestrantes. Lembrando que em alguns casos, o palestrante será a própria pessoa que está realizando o evento ou colaborador da empresa.

Busque pessoas que se encaixem com o tema apresentado, mas que também estejam alinhadas com a empresa. Dependendo do assunto tratado, você também precisará de profissionais especializados.

5. Escolha os melhores meios para fazer a divulgação

Agora é o momento de divulgar oficialmente para o seu público! Os meios de divulgação devem ser aqueles usados pelo perfil de pessoas que você deseja que participe do evento.

Fora isso, é importante trabalhar bastante redes sociais, e-mails marketing, blogs, sites de conteúdo relacionados e se tiver assessoria de imprensa é legal enviar release para outras mídias.

Além disso, você pode pedir para amigos e parceiros compartilhem informações sobre o evento, como eventos no Facebook ou notícia falando sobre.

6. Crie o material para entregar durante o workshop

Uma dica legal para eventos como esse é entregar materiais educativos e informativos para os participantes. É possível desenvolver um flyer ou aplicativo, por exemplo.

Essas ideias podem gerar divulgação orgânica dos participantes a respeito do seu evento.

7. Tenha o apoio de uma boa equipe

Mesmo que você seja o palestrante e esteja organizando, não dá para fazer tudo sozinho. Você precisa de pessoas para cuidar da parte de apresentação, iluminação, alimentação, etc.

Escolha profissionais qualificados que estão dispostos ajudar e dar aquela força em caso de imprevistos.

Inclusive vale na busca por espaços, já encontrar algum que ofereça alguns suportes, como recepção, limpeza, serviço de audiovisual, equipe de cozinha, etc.

8. Esteja atento a imprevisibilidades

Falando em imprevistos, tudo pode acontecer. Você pode estar em um local aberto e começar a chover, por exemplo. Para evitar situações como essa, é importante escolher opções de espaços com o plano B.

Lembre-se de estar atendo as regras do espaço alugado, isso é importante para que você saiba o que fazer caso o evento precise ser cancelado ou algo do tipo.

Se você está planejando um workshop, o Spotz pode te ajudar a encontrar o lugar ideal para esse tipo de evento. Saiba mais!