Com a proximidade do final de ano, começa a temporada festiva, com inúmeros eventos familiares, com amigos e, é claro, na empresa também. Os olhares se voltam todos para os gestores de Marketing e RH, já que planejar um evento corporativo eficiente e memorável é uma tarefa árdua e exige paciência e muita atenção aos detalhes.
Parece loucura já querer falar de confraternizações de final de ano em setembro? Você pode achar que sim, mas como o tempo passa extremamente rápido, não vai demorar muito até começarmos a ver árvores natalinas, decorações com Papai Noel e campanhas publicitárias falando no tema. Isso se já não estiverem por aí, não é mesmo?
Ou seja, se você é responsável pelas celebrações de fim de ano da sua empresa, não deixe tudo para a última hora e comece a planejar desde já o evento mais esperado do ano da sua empresa! E, antes que a preocupação tome conta dos seus pensamentos, não se preocupe pois trouxemos aqui algumas dicas para você não esquecer de nenhum detalhe!
Definir o tamanho do evento é o começo de tudo
A primeira coisa a ser pensada no seu planejamento é o tamanho da confraternização. Quantos convidados são esperados? Os funcionários poderão levar familiares? Se sim, quantos por pessoa? Essas perguntas iniciais serão fundamentais para definir que tipo de espaço você precisa.
Se o evento for um encontro para falar das metas do ano, com direito a apresentação de relatório e fala do CEO, por exemplo, imagina-se que seja necessário alugar um espaço com auditório, ou com infraestrutura de multimídia (telão/projetor, microfone), por exemplo. Já no caso de ser uma festa de confraternização com música e pista de dança, deve ser um espaço maior para que as pessoas possam circular com tranquilidade e interagir.
Além da definição de espaço, com a estimativa de tamanho, é necessário calcular outros custos, como o buffet, banda ou DJ, mobiliário, a quantidade de bebidas e as lembrancinhas, se for o caso.
Considere um espaço diferenciado para ser inesquecível!
Que tal surpreender os colaboradores e convidá-los para celebrar esse ano em um lugar diferenciado? Nada de espaços tradicionais, pois a escolha do local fará toda a diferença! Proporcione uma atmosfera diferente, onde todos se sintam descontraídos e felizes para que possam viver momentos tão memoráveis que o assunto da festa vai render até o final do ano que vem!
Isso, provavelmente, vai contribuir com a motivação dos funcionários e fará com que eles se sintam até mesmo mais valorizados, pois a empresa pensou com carinho no local de celebração.
Por isso, deixe de lado as opções como um auditório dentro da própria empresa, onde o clima é sempre o mesmo e eles já estão acostumados. Não basta só pensar apenas no tamanho do local, mas também no quão diferenciado o evento pode ser. Procure pensar fora da caixa e considere espaços criativos, disruptivos e longe do lugar-comum para produzir um evento de destaque e que vai dar o que falar!
Planejar com antecedência é tudo!
Como já falado no início do texto, o tempo voa! Sem brincadeira, mas quantas vezes você sentiu que, num piscar de olhos, já era dezembro? Se você prefere esperar um pouco para começar a planejar a confraternização de fim de ano, saiba que pode ter dificuldade para encontrar disponibilidade de data em espaços para locação, serviço de buffet, ou mesmo tempo suficiente para negociar os melhores valores com todos os fornecedores.
Aproveite para começar desde já esse trabalho, pois com isso será possível fazer uma pesquisa cuidadosa sobre todos os fornecedores necessários. Você terá tempo de olhar as indicações, visitar sites, marcar reuniões, solicitar uma degustação dos menus, enfim. E também conseguirá montar um cronograma detalhado com todas as ações táticas necessárias para colocar o evento de pé!
… E já que falamos do cronograma…
Ter uma boa gestão do projeto é fundamental, e o cronograma é indispensável para que o evento saia conforme imaginado. Liste todas as atividades operacionais, como produção do convite, contratação das atrações (DJ, banda, ou o que quer que seja, no caso da confraternização), decoração, etc. e estabeleça prazos para finalização de cada um dos itens.
Pense que, assim que você já tiver determinado a data, tudo precisa ser centralizado em torno do grande dia. Logo, faça um cronograma reverso, considerando quantos dias antes do evento você precisará ter o espaço já decorado, quando fechar o fornecedor de som e luz, quando começar a divulgação, e assim por diante.
Quanto mais tempo você tiver para ir organizando, comprando e finalizando os processos, melhor para seu planejamento e para evitar erros de execução.
Motive o público interno a participar
Mais importante do que ter um evento impecável é ter a certeza de que os colaboradores vão aderir à ideia e estarão presentes. É claro que você não pode obrigá-los a isso, mas você pode pensar em alternativas diferentes e inovadoras para divulgação do mesmo.
Crie expectativas positivas, vá apresentando as atrações aos poucos, para gerar interesse e curiosidade. Se for o caso, considere trazer elementos ao evento que farão os membros do time interagirem entre si, como um espaço com karaokê ou sorteio de prêmios. Mostre o quanto a empresa ficará feliz com a presença de todos, e o quanto a festa só faz sentido se eles participarem.
Lembre que esse é um momento de descontração e para aliviar o stress após um ano inteiro de correria, busca por resultados e pelo atingimento de metas. Também é a hora de motivá-los para que eles voltem após o recesso com gás total para começar o ano com o pé direito. Afinal de contas, todos nós gostamos de nos sentir recompensados!
Pense com carinho em todos os detalhes e conte conosco para te ajudar na escolha do local! Nosso site está repleto de espaços incríveis disponíveis para locação!
