Com certeza, você já ouviu isso muito por aí, mas não custa nada reforçar: organizar um evento requer muuuuito planejamento e, se você tiver pouca experiência na área pode ficar um tanto impressionado com o tamanho da checklist que está por vir!

E para a organização de eventos corporativos, ainda é preciso levar em consideração uma série de fatores que ajudam a alcançar os objetivos do evento, tais como: reforçar e transmitir os valores da marca, ou surpreender e gerar experiências memoráveis. Há muito o que pensar, planejar e coordenar para, então, executar o evento. Mas lembre-se que o sucesso do seu evento está associado a quanto ele foi planejado. Ou seja, a maior parte do trabalho mais difícil acontece nos bastidores.

Não há uma fórmula padrão, e sempre será preciso se preparar para os imprevistos ou situações diferenciadas. Mas independente do objetivo ou tamanho da lista de convidados, seguem algumas dicas infalíveis para fazer do seu evento corporativo um grande sucesso.

Defina o objetivo do seu evento

Já parou para pensar que, muitas vezes, somos convidados para eventos nos quais não sabemos a razão de existirem? Acredite, isso acontece com bastante frequência, seja com atividades internas da empresa ou com eventos externos. Por essa razão, é muito importante deixar claro o objetivo da atividade, tanto para a sua equipe, quanto para os convidados

Questione-se: o que você quer alcançar com a produção do evento? Educar, informar, melhorar imagem de marca, celebrar? Falamos isso pois, se por exemplo, você busca aproximar-se ainda mais dos seus clientes mais fiéis, talvez não seja exatamente um congresso para mais de 1000 convidados que vai resolver seu problema, mas sim um encontro para apresentar seu mais novo produto apenas para poucas pessoas, de maneira exclusiva.

Estabelecer o propósito te ajudará a determinar a temática e o público o qual você quer direcionar o evento. Inclusive, verifique se o objetivo está estrategicamente alinhado com os objetivos de negócio da empresa, para que a verba seja bem usada e traga resultados positivos!

Busque inovação e criatividade

Um evento original e criativo vai surpreender os participantes. Se falamos aqui de uma conferência ou algo mais formal, pense que é um público que já participou de muitos eventos assim, por isso, tente tornar o seu especial e memorável.

Existem diversas maneiras de fazer isso e uma delas está diretamente ligada ao local. É fundamental buscar um espaço apropriado à quantidade de pessoas e tipo de acontecimento, mas não é só uma questão de metros quadrados que resolve. Se ele for um ambiente fora da caixa, disruptivo e criativo, longe dos espaços convencionais, com certeza surpreenderá a todos. Falando nisso, já viu os espaços diferenciados que oferecemos? ;)

Usar tecnologias inovadoras na organização, como inteligência artificial para interagir com os convidados, ou ter experiências imersivas em VR para engajá-los também fará de tudo um grande espetáculo.

Porém, sempre esteja atento à viabilidade das suas ideias. Muitas vezes, sua visão criativa te leva a ideias mirabolantes e maravilhosas para o evento, mas se elas não forem práticas ou viáveis, isso gerará problemas no seu planejamento de produção e no orçamento. Vale ter cautela!

Tenha sempre um plano B na manga

A Lei de Murphy é real, e os imprevistos também! Elaborar um planejamento de emergência é a única maneira de tentar controlar episódios inesperados, como por exemplo aquela chuva com vento forte que surgiu justamente no dia do seu evento ao ar livre.

Esta rota alternativo vai salvar seu evento das adversidades e garantir uma preparação para o que quer que aconteça. No fim, ter o plano B é um respiro, um apoio ao plano inicial, já que evita a correria e mantém seu evento com o mesmo conceito e objetivo inicial, sem precisar de “gambiarras”.

Divulgue e promova seu evento

Gerar buzz e mostrar que o evento existe também é fundamental! É claro que a quantidade de canais para divulgar depende diretamente do objetivo do seu evento, mas sempre será importante levar a informação ao público no qual o evento se destina para garantir a participação deles.

Se for um evento aberto ao público, ou com venda de ingressos, aproveite o poder da imprensa e envie releases para jornais, revistas e blogs especializados. Você também deve fazer uso das suas redes sociais para comunicar. Se for algo menor e exclusivo, faça uso do seu mailing de clientes, ou ligue para cada um, convidando-o e pedindo confirmação.

No caso de eventos internos, apenas para colaboradores, use e abuse na comunicação. Adesivos nos elevadores, comunicados nas áreas comuns ou crie dinâmicas como sorteios para envolvê-los com o evento antes mesmo da data.

Descreva o evento de maneira atrativa! Faça uma arte contando o objetivo, data, local, horários de início e término e quais serão as atrações. Ah, faça isso o quanto antes, para que seja possível alinhar os compromissos da agenda de cada um com a data do acontecimento! Mais próximo da data, você pode fazer um reforço, enviando SMS, e-mail ou WhatsApp com o “Save the Date”.

Avalie os resultados para aprimorar ainda mais no próximo!

Depois que o evento acabar, você sempre deve realizar uma avaliação completa de tudo o que rolou: o que deu certo, ou o que não deu, satisfação dos participantes, alcance dos objetivos iniciais, etc. É um item imprescindível para conhecer os pontos fortes e fracos do evento, já pensando nas futuras edições.

Criar um mini questionário de final de evento, ou enviar uma avaliação no email dos participantes é uma maneira de captar o olhar de quem esteve lá e viveu a experiência. Inclusive, se as respostas forem positivas e o evento for um sucesso, isso também serve como material para criar releases para a imprensa, ajudando a disseminar as informações sobre tudo o que rolou.

Eventos são ferramentas poderosas para o Marketing da sua empresa e você pode contar com os serviços do Spotz para encontrar o espaço ideal, de acordo com o objetivo que você deseja alcançar. Temos inúmeras opções incríveis de espaços que farão toda a diferença para o sucesso do seu evento!