Para garantir um espaço ideal para seu evento ou produção, é essencial atentar-se a alguns fatores e também manter um bom relacionamento com o proprietário, o que garantirá sucesso na transação sem muitas idas e vindas. Acompanhe algumas dicas!

Dias e mais dias montando a estratégia, idealizando, correndo com patrocínios, buscando parcerias… Quem disse que planejar evento seria algo fácil? Sabemos bem como é essa correria, o quanto os prazos se tornam curtos e como é preciso executar tudo com rapidez, mas com muita atenção aos detalhes.

Dessa forma, a escolha do melhor espaço para eventos corporativos torna-se uma prioridade. Afinal, de nada adianta ter uma estratégia para execução do evento que seja muito bem feita, se o local para a produção não for o ideal.

Olhando para o outro lado da história, encontramos os proprietários, que nem sempre têm grandes experiência em locação e que precisam se sentir seguros para abrir as portas do seu espaço e receber um evento. Ou seja, ter empatia é essencial nesses momentos!

No fim, tudo pode ser solucionado de maneira rápida, sem muitas complicações, a partir de algumas dicas para te ajudar a garantir a locação do espaço desejado. Vamos lá?

O primeiro passo: listar todas as necessidades do seu evento

Primeiramente, para entender qual lugar é perfeito para sediar sua produção, faça um checklist com tudo o que você realmente precisa. A riqueza de detalhes deve fazer parte do seu processo de escolha, pois antes de contatar o proprietário, você tem que garantir que o lugar tenha a estrutura que você deseja.

Parece até uma dica muito básica, mas acredite: muita gente acha que ter tudo “na cabeça” já basta. E, muitas vezes, no meio da organização, uma coisa ou outra pode passar batido se todo os itens não estiverem documentados e listados com exatidão em algum lugar.

Pense em todas as etapas do seu evento, por exemplo: precisa de recepção ou credenciamento? Se sim, onde a equipe ficará alocada? O auditório deve comportar quantas pessoas? Se for um evento grande, terá ar condicionado para garantir uma boa climatização do local? Não deixe nenhum detalhe de lado!

Fale sobre você: como se apresentar ao proprietário

Mencionamos isso logo no início do texto, mas vale reforçar. Nem sempre o proprietário é alguém experiente com o processo de locação e isso faz com que ele tenha receios ao ceder seu espaço. E vamos nos colocar no lugar dele: imagine abrir as portas da nossa casa para um evento, sem saber como ela ficará ao final do dia?

Por isso, é preciso transmitir segurança aos donos dos espaços, e isso começa com uma boa apresentação. Mostre quem você é, onde você trabalha ou qual o segmento de atuação da sua empresa. Se for o caso, traga exemplos de eventos anteriores que você produziu. Aproveite para detalhar o tipo de produção que acontecerá no local e mostre-se aberto para tirar dúvidas.

É munindo-o com informações que você mostrará que tem seriedade e que sabe bem o que está fazendo. Ganhar a confiança dele será um elemento-chave!

Deixe claro o motivo da locação do espaço

Lembra da lista de itens necessários para sua produção, que falamos ali no início do texto? Traga-a para a conversa com o proprietário, pois quanto mais riqueza de detalhes para ele entender suas necessidades, melhor para agilizar o fechamento do negócio.

Seja transparente e conte para ele qual o tipo de evento que você está planejando, e não só a quantidade de convidados. Outro ponto bem importante é trazer um breve resumo das suas necessidades: explique sobre o processo de montagem da produção, determinando quanto tempo é necessário para isso. Fale sobre a voltagem dos equipamentos e questione se tem gerador no local. Pergunte se é permitido estacionar na rua, se tem exclusividade de fornecedor ou se indica alguém.

Ao iniciar uma conversa com todas essas informações, você já acelera o processo, diminuindo assim as dúvidas do proprietário. Vale preparar o texto antes de começar a interação com ele, para não esquecer de nada!

Responda rápido às mensagens do proprietário

Essa dica é infalível, e até já chegamos a falar dela num texto voltado aos proprietários, por isso vale trazer aqui também! Na nossa plataforma, temos um espaço de troca de mensagens entre organizadores de eventos e donos dos espaços, que está no Pedido de Reserva. Isso ajuda a deixar todo o histórico da negociação num lugar único e seguro.

Assim como você busca agilidade para finalizar a negociação e fechar a locação, o proprietário pode ter dúvidas sobre seu evento. Com isso, um atendimento mais demorado poderia deixar o dono do local apreensivo e inseguro, o que pode, até mesmo, fazê-lo optar por outro evento, se outros organizadores estiverem mais atentos e respondendo com mais agilidade.

Nunca esqueça de como você se sente quando precisa de um atendimento rápido e não consegue. A frustração é real, então lembre o quanto isso faz toda a diferença na tomada de decisão.

E você, tem mais alguma dica que costuma seguir para garantir o espaço ideal e manter boas relações com proprietários? Compartilhe conosco!